Każda firma potrzebuje właściwej organizacji, aby jej praca była wydajna i aby każdy wiedział, co i kiedy ma robić. Bardzo cenną pomocą we wszystkich kwestiach organizacyjnych jest drukarka.

Drukowanie nie tylko dokumentacji...

Co do tego, że drukarka jest niezbędna w każdym biurze, nie ma żadnych wątpliwości. Zawsze przecież będzie istniała potrzeba drukowania dokumentacji firmowej i pracowniczej, faktur, rachunków, formularzy itd. Jednak to tylko jedno z wielu zadań, które może pełnić to urządzenie.

Jeśli chodzi o kwestie organizacyjne, drukarka w biurze może być bardzo pomocna. W jaki sposób? Z jej użyciem można stworzyć papierową formę następujących dokumentów:

• Grafiki, listy obecności, siatki godzinowe – wydrukowanie ich i powieszenie w widocznym miejscu daje pracownikom i przełożonym jasne informacje dotyczące godzin pracy. Nie ma wtedy żadnych wątpliwości, a wszystkie ustalenia są dostępne zarówno teraz, jak i w przyszłości, gdy trzeba coś zweryfikować.

• Listy zadań – niekiedy natłok obowiązków stwarza ryzyko, że o czymś ważnym się zapomni, a naprawienie błędów może firmę wiele kosztować. Dlatego pracując nad jakimś projektem, warto rozpisać sobie zadania, które mają być wykonane, przydzielić je poszczególnym osobom, a gotową listę umieścić w łatwo dostępnym miejscu, aby każdy mógł mieć do niej wgląd.

• Ogłoszenia wewnętrzne – wydarzenia firmowe, informacje kontaktowe, wyjścia integracyjne, ogłoszenia prywatne – takie i inne komunikaty mogą znajdować się na tablicy ogłoszeń w firmie. Pomagają w organizacji pracy, ale także w przepływie informacji i integracji pracowników.

• Kalendarze, terminarze – gdy wre praca nad jakimś projektem, szykuje się ważne wydarzenie (np. konferencja, szkolenie) lub po prostu planuje się urlopy, warto wydrukować kalendarz, w którym będą zaznaczone wszystkie ważne terminy.

Choć obecnie ilość papierowych dokumentów jest bardzo ograniczana, to te powyższe, ze względów organizacyjnych, bez wątpienia warto mieć w formie papierowej - nawet jeśli firma bardzo dba o ekologię i unika drukowania zbędnych "papierów".

Czytaj także: Jaka drukarka do biura, a jaka do domu?